Comunicații business: cum optimizăm costurile în mod inteligent (P)

Soluțiile de comunicare online, fie că e vorba de telefonie, sisteme de comunicare și colaborare online, teleconferințe și videoconferințe, pot ajuta companiile să fie mai eficiente în activitatea lor, devenind astfel un avantaj competititv în afaceri. Pentru a scoate în evidență avantajele noilor tehnologii, Romtelecom sponsorizează o serie de articole care vor apărea în următoarele trei săptămâni pe o serie de bloguri de business din România. Vom încerca să răspundem într-o serie de trei articole la întrebări precum:
- Cum ajută astfel de servicii o companie să optimizeze costurile operaționale?
- Cum ar putea firma sa eficientizeze cheltuielile, prin mixul de servcii de la Romtelecom?
Printre temele dezbătute se numără:
- Cum se poate folosi mai eficient emailul?
- Cum se împarte comunicarea de business între telefon, email și alte servicii pentru a gestiona cel mai bine timpul?

Pentru început voi discuta despre folosirea eficientă a e-mailului în mediul corporate, iar în următoarele articole voi trece prin comunicarea online și videconferințe, iar la final voi vorbi despre mixul de tehnologii și utilizarea lor eficientă.

E-mailul ca unealtă de business

Chiar dacă multe companii din România au adoptat e-mailul ca formă de comunicare cu partenerii și clienții, există în continuare destule firme care consideră că mesajele prin Poștă sau cele prin fax pot fi mai eficiente sau mai „serioase”. Revoluția online s-a petrecut în România în ultimii zece ani, iar astăzi putem spune că majoritatea companiilor, fie ele și IMM, folosesc e-mailul ca soluție de comunicare.
E-mailul a devenit cea mai populară activitate online, fiind o modalitate de a comunica facilă și pe înțelesul tuturor, ușor de instalat și gratuit de utilizat. Pe de altă parte însă, majoritatea companiilor nu au stabilit reguli formale de utilizare a sistemului de comunicare online și nici nu urmăresc respectarea măcar a regulilor de bun simț.
Acest lucru are de două ori efecte negative, odată că un comportament neadecvat aduce prejudicii de imagine chiar asupra companiei, pentru că un client sau un partener vede întâi numele firmei și abia apoi ia în calcul că este vorba de un angajat nou, temporar sau un angajat nemulțumit de conducere. Și s-au văzut destule cazuri în Internetul românesc.
În al doilea rând vorbim de un prejudiciu de timp consumat, lipsa productivității și a eficienței și posibile alte costuri aduse companiei – de exemplu posibilitatea de a accesa fișiere infectate primite pe e-mail, ceea ce poate afecta rețeaua de computere a întregii companii.
Lipsa unor politici corporate de utilizare a e-mailului duce în mod clar la crearea unei „bombe cu ceas”. Expansiunea afacerii și angajarea de personal nou duce automat la creșterea utilizării serviciului de e-mail al companiei, presiune pe servere și pe serviciul broadband, acumulare de date care în unele firme trebuie stocate în format digital și așa mai departe.
Politica de utilizare nu trebuie nici pe departe să fie rigidă sau să descurajeze utilizatorul, însă trebuie să existe reguli de bază, elementare, dar obligatorii, spun specialiștii în domeniu.
Comunicarea în numele companiei, fie că este online sau pe print, trebuie să fie serioasă, fie că e vorba de un partener sau de un client. De asemenea, utilizatorul trebuie să aibă dreptul la comunicare personală, dar nu pe contul corporate. Sau măcar respectând de asemenea „eticheta” online.
În general, folosirea contului corporate pentru forwardarea de materiale „distractive” reprezintă una dintre cele mai comune greșeli din industria de comunicare online.

Servicii Romtelecom

Romtelecom oferă un program de consultanţă gratuită privind optimizarea costurilor clienţilor business ai companiei, Cost Consultancy (!). Astfel, firmele de dimensiuni medii şi mari vor primi gratuit recomandări personalizate din partea specialiştilor Romtelecom despre cele mai potrivite soluţii de telecomunicaţii (!) care le pot asigura optimizarea costurilor operaţionale.

Consultanţii Romtelecom analizează anumite resurse ale clienţilor şi modul în care acestea sunt utilizate, propunându-le soluţii realiste prin care clienţii îşi pot optimiza costurile operaţionale cu ajutorul serviciilor de comunicaţii oferite de Romtelecom.

Citeste pe aceeasi tema:

• Comunicații business: optimizarea costurilor folosind soluțiile de videoconferință (P)
• Romtelecom: sistem automat de programare a intervențiilor
• Romtelecom lansează o ofertă trei-în-unu: voce, Internet și televiziune