Util pentru companii: cum reduceți costurile de imprimare?

Avem avantajul de a trăi într-o epocă digitală, în care tot mai multe documente și comunicări se bazează pe formatul electronic și doar cele esențiale ajung să fie tipărite. Chiar și așa, într-o companie de dimensiuni medii, cu circa 50 de angajați sunt listate la imprimanta, anual, în medie, peste 75.000 de pagini…

Sursa: Kyocera Document Solutions

Se imprimă mii de pagini, iar dintre acestea cele mai multe reprezintă rapoarte, contracte, acte sau documente a căror obligativitate în format ‘hard-copy’ nu este discutabilă. A reduce costurile de tipărire prin reducerea volumului de documente tipărite este o misiune aproape imposibilă, ca atare reducerea costurilor trebuie să se concentreze nu doar pe utilizator, ci și pe materialele și echipamentele utilizate.

Citeste mai multe despre asta aici.

Despre consumabile și imprimante

Unul dintre obiectivele directorului de achiziții sau a managerului IT este de a optimiza costurile asociate cu activitatea de imprimare prin economii la consumabile. Probabil cel mai vizibil în companie și în rapoarte este costul cu hârtia. Iar în acest caz analiza și alegerile nu sunt foarte elaborate, fiind legate de calitatea și prețul hârtiei destul de uniformizat la ora actuală.

Dincolo de acest consumabil, apare subiectul alegerii unei imprimante sau multifuncționale optim adaptate nevoilor fiecărui business. Iar acest subiect, devine brusc unul complex, pentru că, dincolo de prețul de achiziție, în cazul echipamentelor de tipărire, costurile de exploatare constituie un subiect sensibil. Până și o imprimanta banală nu ‘doare’ atât de mult atunci când este cumpărată, ci în momentul în care intră în exploatare și începe să ‘ceară’ bani pentru întreținere și pentru consumabile.

Multe dintre modelele de imprimante, vor consuma un buget mai mare sau egal cu cel al prețului de achiziție în primele 12 luni de la darea în exploatare. Cum se explică această situație disproporționată? În mod normal, o imprimantă va consuma bugete semnificative atât pentru schimbarea de toner (sau a cartușelor, după caz), dar și pentru întreținere și înlocuirea pieselor de schimb.

Un toner obișnuit al unui echipament de tipărire poate conține până la 60 componente. Un toner Kyocera conține doar 4 sau 5 componente, în funcție de complexitatea echipamentului ales. Mai mult decât atât, Kyocera dotează echipamentele proprii cu cilindru din Siliciu Amorf (al doilea material că duritate după diamant), având are o durată medie de viață de 10-15 mai mare decât a celor din materialele OPC (cilindru fotoconductor organic) utilizate de majoritatea imprimantelor similare.

În plus, tehnologia ECOSYS, dezvoltată și implementată de Kyocera încă din 1992 pe toate echipamentele de tipărire, oferă beneficiarilor unul dintre cele mai mici costuri pe pagină din piață, cât și consum mic de energie și amprenta redusă de carbon. Mai multe detalii despre tehnologia ECOSYS găsești aici.

Se obține astfel un echipament de tipărire avansat tehnologic, eficient la nivel de costuri de întreținere și exploatare și – în final, financiar avantajos pentru beneficiar.

În concluzie, atunci când analizăm posibilitatea achiziționării unor imprimante sau multifuncționale profesionale, prețul de achiziție devine un criteriu secundar. Pentru cei care vor să facă reduceri substanțiale ale costurilor asociate tipăririi, este imperios necesară o viziune de perspectivă, în care costului de achiziție îi sunt asociate cheltuieli cu consumabilele, costuri de întreținere și valori măcar estimative legate de consumul de energie.